(一)訂單規劃流程
現行的訂單處理流程為:每一家經銷商都可以在上午九點至下午九點利用一支當地的室內電話,向內勤業務代表訂貨,透過電腦系統內勤業務代表能夠立即取得最新商品價格、庫存狀況料以及客戶信用資料等,然後跟客戶報價並下單訂貨。經銷商以電話向內勤接單員(IHS)下單,或由內勤接單員主動打電話向經銷商徵詢訂單,再由內勤接單員將訂單鍵入資訊系統中,由於此一資訊系統已將所有相關系統整合在一起,因此,內勤接單員可即時將產品的價格資訊,庫存情形及其信用狀況向經銷商轉達,而對未能成交之訂單,則將其原因註明。訂單經過確認成交後,系統會自動將資訊傳達到相關部門(如:倉儲與物流中心),並可在線上完成作業。從經銷商打電話詢價開始,內部資料庫已開始發揮功能,提供充分資訊給業務代表,再透過電話即時傳達給經銷商。電腦下單後,透過內部網路的傳輸,物流倉庫內全自動的倉儲與分貨,會依據電腦資料在最短時間內出貨。
除了PC有提供量身訂作(需2-3天)之外,所有的訂單處理週期為半天。至於訂單的追蹤,則由服務中心依訂單號碼加以追蹤,訂單正確率為90%,其餘10%大多是因為價格需要更動。所以經由聯強的內線電話網路,經銷商可以做到當地下單、遠端報價的接單作業模式,據聯強國際的統計,每個月接到詢價電話約有二十四萬通,其中完成訂單有六萬張,所以約每四通電話中,就有一通可完成交易,這與聯強建立起的資訊管理系統所帶來的資訊快速流通有關。
在經銷商完成訂貨手續以後,若一切沒問題,再透過電腦網路將訂貨資訊送至物流中心,物流中心的系統將自動顯示客戶所需要產品隸屬的位置,配送系統首先會分類訂單物品的種類,再指派該區的撿貨員進行撿貨,裝箱,並在箱上貼上時間代號,並將貨櫃經由車隊送出,整個過程僅在配送員將物品送至經銷商處才進行清點。除此之外,經銷商可以透過系統查詢產品的出貨狀況。
聯強國際以97%的準確度達到「半天交貨」的目標。至於在偏遠地區,經由準確的時程控制,一般情形也可以在隔天取貨。聯強國際的全省物流網路,每部車每天出貨兩次,在出貨的時候會以電腦仔細評估市區內主要幹道的狀況,計算出每部車進入配送區域的最短距離,相輔以司機的彈性判斷,以適應都會區變化多端的交通狀況。現階段聯強國際物流中心所服務的範圍,北達基隆,南到新竹,而台中、台南、高雄等地區,則委請竹貨運代送(全部委外)。目前聯強國際所屬的DC只有林口的新倉與舊倉,而自有車隊的規格與數量1.5噸及3.5噸合計有52輛,在數量上1.5噸較3.5噸多,而一部車平均一天送貨5個多小時,配送約60家經銷商,平均車程間隔時間約為十分鐘。
現行的銷售預測是由產品經理依據資料庫中過去的出貨紀錄等歷史資料,並針對外在市場總體環境進行之評估,如SWOT,以及其目標(市場佔有率)訂定銷售目標,經過業務部門回饋之後確認定案。由於聯強國際擁有這一套顧客資料庫,所以對經銷商的類別(經營客層)有相當程度的瞭解,因此,在經銷商正式下訂單之前,就能知道經銷商的約略的採購計劃(如:品項、規格、數量),或採購的產品類別組合。產品經理應用MIS資料及市場資訊作分析決策並部分分享給供應商及下游,以達市場推廣目的。聯強國際銷售預測的期間為年度預測,而目前的銷售預測準確率約為99%以上。
聯強國際在存貨水準的控制方面,是依照前兩週實際銷售的情形做推估,而現有的庫存管理資訊系統,會每週檢視其庫存資料,並對異常狀況提出警訊。而在採購方面,目前是經由電腦模擬自動產生的採購品項及數量,經過採購經理確認以後,大部分利用電傳的方式向製造商下訂單,而少部分的製造商是利用網際網路的WEB介面來下訂單。有些少數與聯強國際庫存資訊系統相連的製造商(如HP),則會由電腦產生虛擬訂單(Virtual Ordering)經過產品經理確認無誤後,系統會自動通知製造商補貨。
聯強國際在與供應商的聯繫方面可以說是相當的頻繁,至少每週一次透過電話、電子郵件、會談與傳真報表的方式與經銷商聯繫。而聯繫的內容包括了銷售的情形、價格、品質、產品包裝變更與經銷商/消費者的抱怨。此外,部分製造商(如HP),可以透過網路直接連上聯強國際的庫存資料檔,並自動執行補貨的動作,但是相對應來說,聯強國際並無法連上任何製造商的庫存資料檔。
資料來源: www.csu.edu.tw/csitshow/Hmanager/
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